Творческие люди необъяснимо выделяются из толпы. Они могут быть яркими и известными, с сотней идей и друзей. Они могут быть скромные и талантливые, удивительно открытые всему новому. И при всей внешней феерии жизни им очень сложно навести порядок в своих делах, организовать свои усилия так, чтобы не бросать затею на середине пути. Как научиться распределять свое время и завершать выполнимые задачи?
Разобраться нам помогала Анна Кебец, организационный коуч, руководитель консалтинговой компании GoodWin Group.
Кто такой «творческий»?
Это люди, которые любят разнообразие и с удовольствием носят яркую одежду и заметные аксессуары. Эти люди легко загораются разными идеями. Получив в руки новую «игрушку», креативные товарищи сразу привлекают множество людей к «соучастию», набрасывают сотню идей и … хватаются за что-то, совершенно несвязанное с тем, что планировалось с самого начала.
Они очень легко переключаются с одного на другое, с третьего на десятое. Движимые интересными идеями и огромным количеством непознанного творческие люди редко реализовывают дела на 100%, им становится скучно от рутины и от результата, растянутого во времени.
В итоге множится масса дел – незаконченных, хоть и привлекательных смыслом. А дедлайны жмут безбожно… Снова вздыхать «эх, опять не сложилось доделать»?
У творческих личностей муза и порядок в постоянном конфликте. Чтобы сохранить вдохновение и не погрязнуть в бытовой тоске или карьерных баталиях, творческим особам можно и нужно научиться организовывать свое время. У них для этого есть огромный потенциал.
Как организовать свое время и успеть все?
1. Ешьте слона по кусочкам
Это означает, что одно большое и сложное дело (т. е. слона) следует разделить на несколько мелких задач (т.е. на кусочки) и понемногу их выполнять (т.е. съедать). Тогда можно легко справиться с любыми задачами. Желательно, чтобы одну задачу можно было «проглотить» за раз.
«Слона» можно начать жевать с хобота и планомерно переходить к хвосту. А можно есть хаотично – сегодня ухо, завтра – кусок ноги. Все зависит от того, какая задача перед вами стоит. Например, если вы делаете сайт и его разделы можно написать в разброс, то вам ближе второй вариант. Если же, к примеру, вы едете за границу, то сначала нужно подать пакет документов и получить визу, а только потом собирать чемодан, подбирать платье к туфлям. Тут работает только первый вариант – составление плана и четкое следование по пунктам.
Чтобы в процессе «поедания» у вас сохранялся интерес к делу, между задачами лучше делать небольшие перерывы.
2. Очередной проглоченный кусочек
Творческие личности – люди результата. Не «процессники». Поэтому важно, чтобы задача разбивалась на несколько мелких подзадач, каждая из которых имела свой видимый результат. Критично важно получить быстрый итог, чтобы не перегореть.
Собираетесь переезжать? Этот «слон» просто огромен. Но если расписать по пунктам, что нужно сделать в первую очередь (собрать ненужные сейчас детские вещи в одну сумку, косметику – в другую, гаджеты мужа – в третью, вытащить все с балкона и пр.) – то сразу видно, что процесс идет и явно приближается к финалу. Хвалите себя за очередной проглоченный кусочек.
3. Мотивация – лидерство и признание
Неформального человека вдохновляют люди, которые признают его заслуги и поддерживают. Чтобы двигаться дальше, творцу просто необходим тот, кто будет его постоянно хвалить. Причем, хвалить можно даже за ненастоящие заслуги – «художники» по жизни падки на лесть. Этот же человек-«хвалитель» может быть и контролером всего, что вы делаете.
Рекомендуется завести тетрадь, где самому четко описывать стратегию всех дел, конкретный план задач, отмечать время и возникшие сложности на пути. Сам себе контролер.
4. Сделать из принципа
Зачастую творческие люди – лидеры и не любят проигрывать. Их можно зацепить фразой «А ты разве сможешь?». И если умело манипулировать темой лидерства и соперничества, то их легко можно взять «на слабО» и они доведут задачу до конца из принципа. Например, руководители могут использовать эту маленькую хитрость, зная такую особенность своего якобы несобранного сотрудника.
5. Делегируйте или не беритесь вообще
Творческие люди зачастую уверены в том, что только они могут выполнить задуманное дело лучше других. Отсюда их неумение делегировать и попытка вытянуть все своими силами. Нужно научиться принимать тот факт, что некоторые задачи можно передать или же отказаться от них совсем.
Отказывайтесь от иллюзий о собственном всемогуществе – человек не способен вытянуть все дела без помощников, особенно если работа подразумевает массу контактов самого разного рода. Записывайте все, что вы делаете, по минутам – так проще составить адекватный план с реальными сроками выполнения: статья – два часа, шаблон сайта – 6 часов, магазин – час, обсуждение с заказчиком брифа – полчаса.
Используйте task-листы на работе, чтобы понять, кому можно делегировать задачу, чтобы и самому не утонуть в потоке мелких дел, и не утопить другого.
6. План, сроки, контроль
Используйте простую технику для определения цели – технику SMART. Ваши цели должны быть четкими, конкретными, позитивными, экологичными (никому не навредить), достижимыми, иметь конечный срок.
По окончании каждого этапа плана определите себе небольшую благодарность. Обязательно запишите это в тетрадь. Когда вам станет сложно вести учет времени и сделанного, когда лавина дел угрожающе нависнет над вами, и вы почти закричите «Я ничего не успеваю! Бросаю все!» – откройте тетрадь и оцените, как много вы уже сделали, организовав свою жизнь.
7. Правило одного урока
Дайте себе на выполнение одной задачи 45 минут. Как обычный урок в школе. Не отвлекайтесь ни на что. Только форс-мажоры – горит машина, попал в аварию, плач ребенка – требуют немедленного внимания. Все остальное в мире может подождать своей очереди 45 минут – даже встречу с крупным клиентом всегда можно подвинуть на это время.
Если вы успели выполнить задачу раньше – просто загляните свой план, там наверняка есть дела, которые можно выполнить в образовавшееся «окно».
Помните: если дело можно закончить за 5 минут, заканчивайте его и только потом беритесь за новое, даже если это новое можно выполнить за одну минуту.
Не загоняйте сами себя в жесткие временные рамки, иначе первый же сорванный дедлайн демотивирует, и вы забросите попытки себя контролировать.
Любой, кто начал работу над собой, понимает, что одни и те же решения в одних и тех же ситуациях дают тот же результат, т.е. те же самые ошибки будут совершаться. Хотите уйти от беспорядка и бессмысленной траты времени? Возьмите свою жизнь под контроль. Это означает найти свободное время для себя, поддерживать вдохновение, развивать потенциал и при этом легко справляться с бытовыми задачами, семейными делами и срочными причудами клиентов.
