Интернет стал надежной платформой для современных форм коммуникации. Целая индустрия построена на том, чтобы сделать общение доступней и проще: развиваются мобильные приложения, совершенствуются возможности социальных сетей и почтовых сервисов. Меняется стиль и способ общения, личный контакт все чаще заменяется электронным и т.д.
Все эти явления отражаются и на деловом этикете, и на том, как мы общаемся с нашими друзьями, формируя новый, цифровой, этикет. Речь идет о негласных правилах, которые не стоит недооценивать в современном мире, особенно если вы хотите, чтобы вас понимали, и вы просто уважаете своих друзей, коллег и партнеров.
1. Если необходимо, заведите два профиля в соцсетях
Информационные технологии проникли во все сферы нашей повседневной жизни, как в профессиональную деятельность, так и личное общение. Независимо от сферы мы используем одни и те же средства коммуникации, из-за чего стираются все границы. Однако теперь мы сами вынуждены следить за тем, чтобы для всего оставалось свое место.
Например, известны случаи, когда сотрудники именитых компаний одним репостом записи, отражавшей лишь их собственное мнение, могли вызвать множество вопросов к самой компании. За брендами и их страницами в соцсетях наблюдают, чтобы узнать самую новую информацию об их деятельности, понять отношение к новостям и реакцию на них, определить политику на рынке и т.д.
Поэтому если одна и та же социальная сеть служит вам как для рабочих задач, так для личных, тогда отличным решением может быть регистрация соответствующих «альтер-эго» в виде разных аккаунтов, чтобы избежать возможных недоразумений и комментариев. Такая практика становится все более распространенной. Так, на первой странице вы делаете заявления от имени компании, распространяете новости касательно вашей сферы деятельности и, возможно, ведете деловую переписку. Второй профиль – здесь ваша личная жизнь, фото главных событий в жизни, общение с друзьями, шейринг и публикация заметок, которые отражают только вашу личную позицию, а поэтому не могут оцениваться с позиции деятельности компании.
Пусть даже виртуально, в Сети, где постепенно стираются границы между профессиональным и личным, для вас все еще существует собственное рабочее пространство, своеобразный «офис», а после нажатия кнопки «Выйти» и новой авторизации встречает фото вместе с домашним котом на аватаре и альбом со свежими фото из недавнего отпуска.
Если же вы не хотите создавать два аккаунта, тогда настройте собственные настройки приватности, чтобы, например, личная информация была доступна только самым близким людям.
Читайте еще: Цукерберг лайкнет: как сделать соцсети своими карьерными союзниками
2. Уважительно относитесь к авторскому праву
Если в своих публикациях в социальных сетях вы используете чужой материал – всегда указывайте источник. Интернет стал не только хорошей возможностью для того, чтобы заявить о себе и своем творчестве другим, но и отличным средством, чтобы отстоять свои права, в том числе и авторские. И вряд ли стоит надеяться на то, что присвоение результатов чужой интеллектуальной деятельности останется незамеченным. К тому же, настоящий автор имеет право подать в суд. Но даже если он этого не сделает, ваша профессиональная репутация все равно может пострадать.
3. Отвечайте на сообщения и письма в течение 24 часов
Или же обязательно предупредите собеседника, что он получит ответ немного позже, если у вас нет возможности написать сразу или нужно обдумать свой ответ. Люди в современном мире привыкли задавать вопросы и получать на них оперативный ответы. Этому способствует развитие социальных сетей и IT-технологий в целом, доступность практически любой информации и т.д.
Поэтому, получая новое сообщение, мы уже автоматически понимаем, что ответ желателен «чем раньше, тем лучше». Но когда он требует достаточного количества времени на обдумывание или ответить прямо сейчас нет возможности, стоит написать об этом. Тогда отправитель будет знать, когда он сможет получить ваш ответ, и не будет теряться в догадках, почему вы молчите.
К слову, мы ждем такой же реакции в ответ на наши письма и сообщения от других. Но при этом не стоит лишний раз напоминать об отправленном сообщении, если речь не идет о чем-то срочном. Так, когда диалог происходит в соцсетях, значок «онлайн» напротив имени собеседника вовсе не означает, что он может ответить в ту же секунду.
4. Не злоупотребляйте телефонными звонками
Практически все время нашего удаленного общения с друзьями и коллегами отводится на мессенджеры, соцсети и почту – с их помощью решаются самые важные вопросы. Ритм современного мира заставляет нас более оперативно реагировать и находить решения для тех или иных задач, требует бережно относится к своему времени и времени других людей.
Поэтому внезапный телефонный звонок без важного повода совершенно выбивает из ритма. Мы с удовольствием и подолгу общаемся по телефону с лучшими друзьями и родителями, но второстепенная рабочая задача прекрасно может обойтись без нашего сиюминутного участия в затяжных телефонных переговорах.
Люди, которые были не готовы к вашему звонку, будут недостаточно включены в предмет разговора, а значит, его эффективность будет низкой. Если вам действительно лучше что-либо обсудить по телефону, лучше заранее предупредить о том, что вы хотите позвонить. Так вы заодно выясните, есть ли время на разговор и расположен ли человек к конструктивной беседе.
5. Избегайте лишних формальностей
У современного стиля общения есть неоценимое преимущество: он позволяет вести себя естественней и свободней, будто человек, с которым вы ведете диалог, находится прямо перед вами. Поэтому в деловом общении старайтесь избегать лишних формальностей. Например, не стоит употреблять устаревшие формы приветствия – например, «уважаемый», что было уместно в переписке еще с десяток лет назад. Формулируя свои мысли, ограничивайтесь лаконичными, но конкретными формулировками.
Изменилось отношение даже к ошибкам. Их сложно избежать, если вы набираете текст быстро и на ходу. Но в некоторых случаях гораздо важнее скорость ответа. В то же время не стоит забывать о грамотности при составлении деловых предложений – в них качество текста является показателем вашего отношения к получателю письма.
Читайте еще: 5 самых главных правил email-переписки, о которых никогда не стоит забывать
6. Ведите деловую переписку правильно
Всегда уделяйте внимание теме письма. Во-первых, она должна быть обязательно. Во-вторых, из нее должно быть максимально понятно, зачем вы пишете человеку. Также всегда используйте функцию «скрытой копии», если получателей несколько и не предполагается, что они должны видеть адреса друг друга. В то же время всегда ставьте в копию письма того человека, который упомянут в тексте. Так вы проявляете открытость намерений, благодаря чему будет проще вести диалог.
Если у вашего письма несколько получателей, то нажимайте кнопку «ответить всем», только когда действительно каждый из участников разговора должен прочесть ваш ответ отправителю.
Также не перегружайте письма тяжелыми вложениями. Для этих целей лучше всего использовать облачные хранилища и в письме указывать ссылку на нужный файл. Учитывайте то, что многие проверяют почту с помощью сервисов в телефоне, и просмотреть вложение по ссылке будет гораздо удобнее.
7. Всегда представляйтесь онлайн
Количество друзей в социальных сетях порой доходит до сотен и тысяч, а попытки вспомнить, как состоялось знакомство с конкретным человеком и кто он, порой ни к чему не приводят. Особенно это касается новых друзей. Мы часто бываем на разных профессиональных мероприятиях, после которых обновляется наш френдлист.
Поэтому если вы хотите добавить в друзья чужого человека, с которым вы пересеклись всего лишь на пару минут или часов, для более успешной коммуникации при отправлении запроса на добавление кратко представляйтесь, напоминая, где состоялось знакомство, и указывая причину добавления. Иначе ваш запрос рискует остаться без подтверждения и вызвать раздражение.
8. Уважайте личное пространство других
Иллюзия коллективной цельности, возникающая во время серфинга по страницам соцсетей, разрушает все видимые границы между личным и публичным. В результате нас часто добавляют в группы, в которых мы не хотим состоять, отмечают на фотографиях, которыми бы не хотелось делиться или на которых мы вообще отсутствуем – все это может вызывать раздражение и негодование.
Поэтому даже если другой человек, который не является вашим близким другом в оффлайне, добавил вас в свой френдлист, это не означает, что вы автоматически можете позволить себе больше. Уважительно относитесь к личному пространству других. Помните: хоть у нас и появилась возможность быть ближе друг к другу, все же мы хотим остаться и у самих себя.
Читайте еще: Конфликт в офисе: как мастерски решать проблемы на работе
